Databeskyttelse – persolog® Danmark

> Databeskyttelse – persolog® Danmark

Værktøjer til udvikling
af mennesker
og organisationer

Persondatapolitik for persolog Danmark & Sverige

I medfør af GDPR eller databeskyttelsesdirektivet har vi beskrevet en række forhold og procedurer omkring indsamling, brug og opbevaring af data.

Virksomheden er en akademi- og forlagsvirksomhed for fagprofessionelle indenfor HR, organisation og arbejdsliv, som udvikler, træner i brugen af og distribuerer personprofiler og læringsinstrumenter til personlig og organisatorisk læring. Primært digitalt men også i form af trykte personprofiler og læringsværktøjer.

For at kunne anvende vores redskaber og profiler skal man være uddannet af persolog og have fået en certificering eller autorisation til at måtte arbejde med test og tilbagemelding. Undtaget fra denne regel er udvalgte undervisnings- og læringsmaterialer, som kan købes og benyttes uden forudgående certificering.

Alle certificerede og autoriserede trænere er skolet i persologs standarder for etik og korrekt testanvendelse. Det er den certificerede træners ansvar at overholde såvel lovgivning - herunder inkluderet men ikke udelukkende GDPR - samt udvise passende etisk dømmekraft i anvendelsessituationen. Dette har karakter af en anbefaling fra persolog og ikke en kontraktlig forpligtelse fra den certificerede eller autoriseredes side. Det påtænkes ændret til en kontraktlig forpligtelse i fremtiden.

persolog indsamler via digitale personprofiler følgende oplysninger i Eport onlineprofilsystemet:

I situationen: respondentens svar og resultater af standardiserede spørgeskemaer, samt fokuspersonens navn evt. i anonymiseret form, samt e-mailadresse til adgangskode og evt. profilresultat.

For at udfylde profilen skal fokuspersonen afgive et utvetydigt tilsagn i Eport onlineprofilsystemet, ellers kan udfyldelsesprocessen ikke gennemføres.

Efter udfyldelse lagres resultat samt deltagernavn i Eport-systemet i 12-36 mdr. afhængig af den testansvarlige organisations valg og politik jvf. dansk lovgivning og EU-lovgivning. 12 mdr. er max, men kan udvides til 36 mdr., hvis man har en beskrevet politik og konkret formål hermed, samt fokuspersonens utvetydige tilsagn.

Fokuspersonen kan nårsomhelst afbryde udfyldelsen, hvis denne fortryder og selv iværksætte en omgående sletning af alle informationer - også efter udfyldelsen. Sådanne slettede informationer kan ikke gendannes.

Ønsker en fokusperson at få oplyst, hvilke oplysninger vi har om vedkommende i vore systemer eller at få slettet eller udleveret disse, kan skriftlig henvendelse rettes til persolog Danmark på info@persolog.dk fulgt op af en telefonisk henvendelse på +45 5370 5536. Martin Anker Wiedemann er persologs Data Protection Officer i Danmark og Sverige og vil påtage sig at formidle anmodningen og følge den op med persolog GmbH, der er persolog Danmark og Sveriges systemleverandør og underdatabehandler.

Underdatabehandlere for persolog er herudover bl.a. e-mail serviceprovidere, samt den serviceprovider, der er ansvarlig for persologs serverpark til drift af onlineprofilsystemet Eport. Indgår persolog kunder en ADV-aftale med os, fremgår den aktuelle og fuldstændige liste over underleverandører i relation til databehandling i denne aftale.

Adgang til Eport onlineprofiler

Certificerede eller autoriserede trænere, samt deres personligt udpegede assistenter (administrativ hjælp til håndtering af profiler) kan alene benytte Eport-systemet med et brugerid og tilhørende password.

Dette giver dem adgang til at oprette, udsende og formidle adgangskoder og profiler til fokuspersoner og i de dermed forbundne processer behørige personer jvf. deres egne interne forretningsgange og processer.

persolog har alene adgang til opsætning af trænernes konti, udstedelse af brugerid og første password og således ingen indsigt i indholdet af deres brugerkonti: Fokuspersoner og profilresultater. Trænere får netop de adgange til systemet, der er nødvendig for at udføre deres opgaver og ikke mere

Undtaget herfor er indsamling af demografiske data i forbindelse med validerings- og reliabilitetsprocesser efter forudgående samtykke fra træner og fokuspersoner. Og i sådanne tilfælde anonymiseret og adskilt fra fokuspersonens persondata.

Indsamling af personoplysninger til brug for markedsføring

persolog Danmark og Sverige er et markedsføringsnavn for Nordic Academy & Publishing IVS, som er ansvarlig for driften af virksomheden og udgør en del af virksomhedsgruppen Nordisk Center for Læringsdrevet Organisering - NCLO. Under disse to brands indsamles og anvendes med utvetydigt tilsagn fra kunder, potentielle kunder og interesserede e-mailadres-ser, samt navn og eventuelt telefonnummer til brug for nyhedsbreve, direct mails eller personlig henvendelse. Privatpersoner, der er tilmeldt nyhedsbreve vil ikke blive kontaktet på anden måde. Bestående modtagere af nyhedsbreve fra persolog vil fortsat modtage dem uden fornyet bekræftelse men kan når som helst afmelde fremtidige nyhedsbreve og bede om at blive slettet fra nyhedsbrevsdatabasen. Vi videregiver ikke persondata til andre, udover det beskrevne. For mere udførlige detaljer om websitets brug af cookies m.v. henvises til vores rettighedshaveres beskrivelse på persolog.com: https://persolog.com/persolog-gmbh-data-protection-statement/

Adgang til onlineressourcer til download for trænere

Certificerede og autoriserede trænere har via egenoprettede brugerid eller distribuerede ikke-offentlige links adgang til ressourcer af undervisningsmaterialer, programmer, præsentationer og baggrundsviden af faglig art fra box.com til personlig brug og i undervisning. Der indgår ingen personfølsomme data i dette indhold.

Vi har præciseret, hvilken type oplysninger vi indsamler og hvornår, og nærmere beskrevet, hvad vi bruger dine personoplysninger til.
Vi har forklaret, hvornår andre parter kan se din identitet.
Vi har klart angivet, i hvilke situationer vi videregiver dine personoplysninger til andre parter, og bl.a. angivet, hvilke underdatabehandlere der behandler personoplysninger på vores vegne.
Vi har inkluderet oplysninger om, hvor længe vi opbevarer personoplysninger, hvordan du finder ud af, hvilke personoplysninger vi har om dig, og hvordan du kan få dem udleveret eller slettet.
Vi har tilføjet vores databeskyttelsesrådgivers kontaktoplysninger.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
Du har en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring, herunder målrettet markedsføring.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Du har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Skulle der være aspekter af omgangen med data og beskyttelse af persondata, som ikke er tilstrækkelig dækket af næværende, besvarer vi gerne eventuelle spørgsmål.

Odense den 15. maj 2018

persolog Danmark & Sverige er markedsføringsnavne for

Nordic Academy & Publishing IVS
Wichmandsgade 8, parterre
DK-5000 Odense C
CVR 3859 7019

Nordisk Center for Læringsdrevet Organisering (NCLO) er en virksomhedsgruppe bestående af

Stress-Profilen.dk
v/JAJ Reseller IVS
Skolebakken 96
DK-2830 Virum
CVR 36398639

Nordic Academy & Publishing IVS
Wichmandsgade 8, parterre
DK-5000 Odense C
CVR 3859 7019

Verdandi Human Resources
v/Jens Overgaard
Spurveskjulsparken 12
DK-2830 Virum
CVR 26369835

Help4Motion
v/Henrik Søgård Hansen
Flintagerløkken 52, Bellinge 5250 Odense SV
CVR 26183286